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Daten, Kooperationen

New Work: Hierarchiefreies Arbeiten bei wirDesign

18 11 wirDesign logowirDesign hat sein Organisationsprinzip konsequent der gelebten kollegialen Agenturkultur angepasst, Hierarchien abgeschafft und die Selbstorganisation und Eigenverantwortung aller Mitarbeiter gestärkt. Alle Mitarbeiter denken, handeln und entscheiden nun noch selbständiger, schneller und näher am Kunden. Bei wirDesign gilt Teamarbeit statt Silodenken, Augenhöhe statt Hierarchien und Vertrauen statt Kontrolle. Augenhöhe ist natürlich kein Selbstzweck. wirDesign ist davon überzeugt, dass partnerschaftliche Zusammenarbeit, nomadische Führung und Schwarmintelligenz zu den besten Ergebnissen führt. 


Warum wir unsere erfolgreiche Organisation verändert haben
wirDesign gehört kontinuierlich zu den Top 10 der deutschen Marken- und Designagenturen und verzeichnete in den letzten Jahren stets stabile Wachstumsraten. Wir sind mit unserem Erfolg zufrieden, arbeiten für anspruchsvolle Kunden und haben motivierte und kompetente Mitarbeiter. Es bestand für uns also kein akuter Grund etwas zu ändern. Doch wir sehen, dass die Welt sich immer schneller verändert, die Komplexität steigt, die Ansprüche von Kunden, von Mitarbeitern und von potenziellen Mitarbeitern wachsen, dass die Kommunikation und unser Business digitaler werden.


Unsere Benchmark: Zufriedene, erfolgreiche Kunden
Als hochspezialisierter Dienstleister hängt unser zukünftiger Erfolg von der Zufriedenheit unserer Kunden ab. Wir wollen mit unseren Kunden und für unsere Kunden möglichst schnell besonders gute Lösungen entwickeln. Wir sind davon überzeugt, dass uns dies am besten gelingt, wenn wir gemeinsam mit Experten auf Kundenseite auf Augenhöhe zusammen arbeiten. Ein kleines, nicht hierarchisch organsiertes Team mit Ansprechpartnern, die aktiv mit dem Kunden kommunizieren, kann dies unserer Meinung nach am besten. Vor allem, wenn rasche Entscheidungen gefordert sind, ist jede zusätzliche organisatorische Hierarchieebene nur hinderlich.


Veränderung beginnt in den Köpfen
Es begann bereits 2015. Alle Kollegen wurden in einen transparenten Prozess eingebunden, in dem Möglichkeiten, Perspektiven und Wünsche gemeinsam diskutiert und Lösungsvorschläge erarbeitet wurden. Die Transparenz des Prozesses allein hat dazu geführt, dass viele Kollegen einige Verbesserungsvorschläge gemacht und ausprobiert haben. Die Veränderung hat bereits während des Prozesses in den Köpfen angefangen. Aufgrund der (negativen) Reaktionen, die das Wort Veränderung hervorrufen kann, haben wir uns dazu entschlossen, von »Flips« zu sprechen. Unter Flip verstehen wir, einen neuen Zustand, eine neue Methode oder eine neue Idee einfach einmal auszuprobieren.


Der große offizielle Flip, der die komplette Organisationsstruktur verändert hat, fand im Dezember 2015 statt. Alle Kollegen von wirDesign haben sich in einer Turnhalle eingefunden um sich nach gemeinsam erarbeiteten Prinzipien in hierarchiefreien neuen Teams zusammenzufinden.


»Es muss doch Chefs geben«
... wandten manche Mitarbeiter ein. Muss es nicht, hielt die Geschäftsführung dagegen. Zumindest nicht in der täglichen Arbeit. Die Posten der Teamleiter als Instanz zwischen Projektteams und Agenturführung fielen weg. Die direkten Ansprechpartner der wirDesign Auftraggeber haben damit noch mehr Entscheidungsspielraum. Die Erfahrung der Vorstände und Creative Directors steht dabei allen Teams und Kunden gleichermaßen als Coaching und Konsultation zur Verfügung. Die ehemaligen Vorgesetzten können sich nun zu 100% auf Kundenprojekte konzentrieren statt Verwaltungsarbeit zu erledigen.


Heute sind unter dem wirDesign-Dach acht sich selbst steuernde Teams tätig, mit festen Kunden, aber wechselnden Projektverantwortlichen, je nach Expertise, die eine Aufgabe verlangt. Die Teams kalkulieren ihre Leistungen und deren Preis eigenständig, aber natürlich nicht aus dem hohlen Bauch. Bevor Entscheidungen fallen, sind Kollegen gehalten, sich mit anderen auszutauschen.
Neue Formate zum Wissensaustausch wurden eingeführt, um projektbezogenes Wissen mit allen interessierten Kollegen zu teilen, zum Beispiel der »Wissenstransfer am Mittagstisch«. Das Controlling-System wurde revolutioniert, so dass die einzelne Teams mehr Verantwortung tragen und gleichzeitig autark handeln können. Die Verteilung von Neukunden findet transparent und im Dialog mit Vertretern der einzelnen Teams statt. Es bilden sich wechselnde Kundenunits, in denen die Kollegen unterschiedliche Rollen einnehmen. Wechselnde Teamsprecher treten für ihre Teams ein und klären standortbezogene Themen in einem gemeinsamen Termin. In diesem Teamsprechermeeting können auch agenturweite Entscheidungen getroffen werden. Aus den Mitarbeitergesprächen wurden Feedbackgespräche auf Augenhöhe.


Wer entscheidet denn nun?
Viele vermuten, dass in einem selbstorganisierten, hierarchiefreien Unternehmen, in dem alle mitreden dürfen, Entscheidungen langsamer getroffen werden. Dem können wir aus eigener Erfahrung widersprechen, denn jeder Mitarbeiter kann in seinem Verantwortungsbereich schnell und unbürokratisch Entscheidungen treffen, er hat aber die Informationspflicht und fast noch wichtiger die Konsultationspflicht. Der Kollege, der eine Entscheidung fällt, verlässt sich nicht auf die Meinung eines Chefs, sondern trifft sie nach Konsultation verschiedener Experten oder Teamkollegen, die andere Perspektiven einbringen. Dies ist nicht aufwendiger, als den Chef zu fragen, denn verschiedene digitale Kommunikations- und Kooperationsplattformen wie z. B. RocketChat ermöglichen schnelle Abstimmungen ohne langfristig geplante Meetings im großen Kreis. Gleichzeitig wird dadurch sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Informationsstand sind, sich aber nur dann punktuell einbringen, wenn es der Sache dient. Natürlich gibt es auch Entscheidungen, die Zeit benötigen, weil viele Kollegen eingebunden sind. Dann zeigt sich aber oftmals, dass die Zeit gut investiert ist, weil eventuell auftretende Stolpersteine bereits berücksichtigt wurden.


Sieben erste Schritte
1. Treten Sie in den Dialog – Informieren Sie, aber hören Sie vor allem zu.
2. Wechseln Sie die Perspektive – Nehmen Sie Sorgen und Ängste ernst.
3. Nehmen Sie sich selber nicht so ernst – Geben Sie Kontrolle ab und vertrauen Sie Ihren Kollegen.
4. Seien Sie selber ein Vorbild – Verhalten Sie sich nicht wie eine klassische »Führungskraft«, sondern leben Sie Ihr Bild der Veränderung
5. Niemand ist perfekt, auch Sie nicht – Tolerieren Sie Fehler und gestehen Sie eigene Fehler ein.
6. Schaffen Sie Möglichkeiten – Lassen Sie Freiraum zur Gestaltung, so entstehen Leitplanken, in denen man gerne arbeitet und die besten Ergebnisse erzielt.
7. Seien Sie ehrlich – Augenhöhe ist kein Selbstzweck, denn durch partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Kunden und innerhalb des Unternehmens werden gemeinsam die erfolgreichsten Ergebnisse erreicht.


Was es bringt
Das Ergebnis nach fast drei Jahren ohne Ansagen von oben: Geringere variable Kosten, weniger Bürokratie, verbesserte Kapazitätsauslastung, weniger Buchungen von Freelancern. 20 Prozent mehr Umsatz, 12 Prozent weniger unproduktive Stunden. Und sonst? Auszeichnung mit dem Great Place to Work Award, dem Siegel »Zukunftgeber« und als »Happy Working Place«.


Warum hat es bei uns funktioniert?
Wer andere mit Wertschätzung behandelt, gibt etwas von sich, im Idealfall wird daraus ein Geben und Nehmen. »Augenhöhe« ist für uns keine Organisationsform, sondern eine Haltung. Und Haltung hört nicht an der Bürotür auf.

 

Exkurs: wirDesign richtet sich nicht nach Regeln, sondern nach gemeinsamen Prinzipien - 11 wirDesign-Prinzipien
1. Der Markt bestimmt was wir leisten und wie wir in Zukunft unser Geld verdienen.
2. Die Mitarbeiter, die den Kunden und dem Markt am nächsten sind, entscheiden was wir wie und zu welchem Preis anbieten.
3. Freiraum, Eigenverantwortung, Kooperation, Konsultation und Konfliktbewältigung auf Augenhöhe statt formaler Hierarchie.
4. Die Mitarbeiter bilden kleine, eigenverantwortliche, sich selbst steuernde und für ihre Ressourcen verantwortliche Teams, denen die Kunden fest zugeordnet sind.
5. Die Teams arbeiten gemeinsam für ihre Kunden und den Teamerfolg – lange, vertrauensvolle und umfassende Kundenbeziehungen bieten die größten Chancen. Dafür bieten die Teams ihren Kunden alle erforderlichen Rollen an, und nehmen dazu auch Rollen aus anderen Teams oder von Freelancern in Anspruch.
6. Die wirDesign-Solidarität geht vor Team-Interessen. Am Unternehmenserfolg werden alle beteiligt – die Teamerfolge werden honoriert, wirtschaftliche Eckdaten werden stets transparent kommuniziert.
7. Das Geschäftsmodell, die benutzten Tools und die Kultur sind allen gemeinsam und werden nur gemeinsam optimiert.
8. Die Supportteams im Zentrum unterstützen als Dienstleister die Teams dabei, die Kundenbedürfnisse optimal zu befriedigen.
9. Es gilt das 80/20-Prinzip. Durchschnittlich 80% Kundenarbeit - 20% für sich selbst, für das Team oder für wirDesign UND 80%ig gute Ideen umsetzen und die 20% Risiko vernachlässigen.
10. Hilfe und Wissenstransfer über die Teamgrenzen hinweg sind wichtig, nötig und erwünscht. Jeder Mitarbeiter kann unterschiedliche Rollen besitzen oder entwickeln – Experten geben ihr Wissen weiter.
11. Kritik wird wertschätzend und sachlich geäußert und stets mit einem konstruktiven Lösungsvorschlag verbunden.

 


18 11 wirDesign Andreas Schuster

Andreas Schuster ist Vorstand und Mitgründer von wirDesign, einer der führenden deutschen Markenagenturen mit dem Fokus auf Branding, Brand Management, Design, Kommunikation und Reporting. Über 65 Mitarbeiter arbeiten an den Standorten Berlin und Braunschweig für nationale und internationale Kunden.

 
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Zitat von Andreas Schuster, wirDesign Vorstand:
»Regeln, Anträge, Genehmigungen, Einschränkungen, Zuständigkeiten und Abteilungsgrenzen – kurz hierarchische Strukturen – behindern Kreativität. Die Zusammenarbeit auf Augenhöhe und ein ständiger, fairer, offener Wettstreit um die beste Lösung für das gemeinsame Projekt erbringen die besten Ergebnisse.«

 

 

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