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Schwarmintelligenz statt Abteilungssilos: Durch teamübergreifende Zusammenarbeit zum erfolgreichen wirtschaftlichen Wandel

Digitale Arbeitswelt: Die zunehmende Vernetzung erleichtert die Kommunikation

Die Digitalisierung wandelt alle Bereiche unseres alltäglichen Lebens. Denken wir zehn Jahre zurück, hat sich die Art verändert, wie wir eine Reise planen, einkaufen oder Bankgeschäfte erledigen. Dabei erobern vernetzte Technologien nicht nur unseren Alltag, sondern auch die Arbeitswelt: Wir tauschen uns mit Kollegen im unternehmensweiten Chat aus, planen Projekte über zentrale Plattformen, modellieren Prozesse auf digitalem Wege oder führen wiederholte Abläufe automatisiert durch. So entstehen völlig neue Formen der Zusammenarbeit: Wir erhalten immer mehr Möglichkeiten, um unser Wissen zu teilen und Veränderungen gemeinsam umzusetzen.

 

Teamübergreifendes Arbeiten bedeutet heute, über Abteilungssilos hinauszudenken und gemeinsam auf die übergeordneten Unternehmensziele hinzuarbeiten. Den Blick der Belegschaft auf diese Ziele zu lenken, ist in Zeiten wandelnder Märkte, Kundenanforderungen, Märkte und Regulationen essentiell. Schnell können veränderte Compliance-Anforderungen wie die DSGVO oder technologische Innovationen dazu führen, dass Unternehmen sich in kurzer Zeit wandeln oder sogar neu erfinden müssen. Dann ist Fingerspitzengefühl gefragt. Jeder Unternehmenswandel verändert auch das Zusammenspiel von Prozessen, IT-Systemen und Mitarbeitern. Ein erfolgreicher Wandel setzt voraus, dass das ganze Team dieses Zusammenspiel gemeinsam verbessert.

Wie eine zentrale Wissensbasis den erfolgreichen Unternehmenswandel unterstützt

Im Unternehmensalltag sind oft disparate IT-Systeme im Einsatz, die die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Teams widerspiegeln, etwa verschiedene CRM- oder ERP-Systeme. Als Konsequenz bilden sich schnell Abteilungssilos heraus: Dokumente werden dezentral abgelegt, interne Abläufe gestalten sich intransparent und teamübergreifende Informationen sind schwer aufzufinden. Diese Entwicklungen können Mitarbeiter frustrieren und eine wirkliche Zusammenarbeit über Team- und Hierarchiegrenzen hinweg verhindern. Kommen unternehmensweite Veränderungen ins Spiel, führt der Mangel an Informationen schnell zu kostspieligen Verzögerungen oder gefährdet den Erfolg einzelner Projekte.

Umso wichtiger ist es, dass alle Prozessbeteiligten ihr Wissen teilen und gemeinsam auf die übergeordneten Unternehmensziele hinarbeiten. Schließlich wissen sie oft am besten über die alltäglichen Abläufe Bescheid. Eine zentrale Wissensbasis im Unternehmen erleichtert diesen Austausch. Dabei handelt es sich um eine unternehmensweite Sammlung an Informationen, die die Mitarbeiter benötigen, um ihre alltägliche Arbeit erfolgreich durchzuführen. Dies sind etwa Informationen über verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten, universell verwendbare interne Dokumente sowie abteilungsspezifische und -übergreifende Prozesse. Oft entscheidet erst die gelungene Kommunikation über diese internen Prozesse über den Erfolg einer Veränderungsinitiative.

Kurzum: Eine zentrale Wissensbasis bündelt alle Informationen, die für die internen und externen Aktivitäten eines Unternehmens wichtig sind. Wie ist eine zentrale Wissensbasis in der Praxis denkbar? Bereits heute erlauben softwaregestützte Lösungen mit einem prozessbasierten Ansatz, einen digitalen Treffpunkt zu aufzubauen und den Weg von den Abteilungssilos zur Schwarmintelligenz im Unternehmen abzukürzen:

1. Prozesse dokumentieren
Ein erster Schritt auf diesem Weg besteht darin, zentrale Unternehmensprozesse professionell zu modellieren und für das gesamte Team transparent zu gestalten. So werden alle Prozessinformationen mit den dazugehörigen Dokumenten zentral abgelegt und lassen sich genau zurückverfolgen. Dies fördert die Mitarbeiterkommunikation und erleichtert gleichzeitig die Vorbereitung auf Audits im Rahmen des Compliance-Managements.

2. Im Team über Prozesse nachdenken
Ist ein Prozess modelliert, kann er über einen zentralen Treffpunkt vom gesamten Team eingesehen und mittels Kommentarfunktionen diskutiert werden. Auf diese Weise sind alle Kommentare zur teamübergreifenden Prozessabstimmung an den jeweiligen Prozessschritten einsehbar. Dies erlauben kollaborative Prozessmanagement-Lösungen, die die Zusammenarbeit im Team stärken. Durch das Teilen und Kommentieren von Prozessmodellen erhalten die Prozessbeteiligten neue Möglichkeiten der teamübergreifenden Zusammenarbeit.

3. Kontinuierlich verbessern
Wurde ein Prozess modelliert und im Team diskutiert, kann er kontinuierlich verbessert werden. Durch eine einheitliche Wissensbasis ist schnell zu erkennen, welche Abläufe an welchen Stellen Schwachstellen aufweisen. Gleichzeitig zeigt sich, welche Prozesse automatisiert werden können, um wiederholten manuellen Aufwand und Papier zu sparen. So nutzen die Mitarbeiter ihre Zeit effizienter und über Team- und Hierarchiegrenzen hinweg zusammen.

Eine zentrale Wissensbasis im Unternehmen bietet allen Prozessbeteiligten neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und unterstützt unternehmensweite Veränderungen. Erfahren Sie mehr über Signavio oder laden Sie sich das kostenlose Whitepaper herunter!

 


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